夜讀 vol.361

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如果你是一個中層管理者，每周可能有大約 35% 的工作時間用來開會，而如果是高層管理者，則可能超過 50%。這就意味著，你可能要把一半以上的工作時間用于組織會議和參加會議。如何才能告別傳統低效的會議，讓會議成為真正的創新之地？《消滅一切無聊的會議》一書中提出，想要調動會議人員的積極性，先提出一個好問題。

本文摘錄自《消滅一切無聊的會議》

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被譽為現代管理學之父的彼得·德魯克有一句名言：“最重要的事情，不是尋找正確的答案，而是設置正確的問題。”

在專題會中，認真收集參會人員的意見并進行整理、最終使全體參會人員達成共識是會議組織者的重要職責，其中收集意見這一步十分關鍵，因為如果沒有人提出意見，會議就無法繼續進行。

但是，這并不意味著無論什么意見都要收集。只有當一個意見契合會議主題、鞭辟入里時，才能被會議組織者所采納。

會議上沒有人提意見，大概率是因為會議組織者提出的問題不夠好。因此，當沒有人主動提意見時，會議組織者要進行反思，想一想自己提出的問題是不是不夠簡潔、不夠明確。

那么，會議組織者要怎樣做才能收集到有效的意見呢？答案是：準備幾個好問題。

會議組織者在設計問題時，要以簡潔易懂為基本原則，即便是小學生也能讀懂。這樣的問題不需要大家苦思冥想，而是憑直覺就能夠回答出來。

例如，當會議組織者問出“大家心目中職場的理想狀態是什么樣子”的時候，參會人員恐怕會一時間反應不過來；但是，如果會議組織者問出“什么樣的職場是最棒的”時，大家就會很容易地想到答案，例如“那肯定是不怎么加班呀”“同事們都很有干勁，相互之間關系很好”“做出的努力能得到相應的回報”等。在設計問題時，會議組織者要考慮到參會人員能否針對這個問題，流暢地寫下3個以上的意見。

前文提到，運用KJ法時，會議組織者需要通過便箋收集意見，一張便箋上只能寫一個意見。由此可知，如果一個問題能收獲3張以上的便箋，那么這個問題就是好問題。

如果無法推測參會人員是不是能夠在聽到問題后寫滿3張便箋，會議組織者可以換一個角度進行思考：想一想自己在聽到該問題后，能不能寫出3張便箋。

通過反復設計問題、比較問題，并模擬回答，會議組織者最終一定能夠找到好問題。

好問題還應該能夠限定對方的回應，避免讓對方產生更多的疑問。例如，當會議組織者問“你心目中職場的理想狀態是什么樣子？”時，參會人員可能會由此提出新的問題：“什么才是理想狀態？”這時，會議組織者提出的問題就不能被稱為好問題。而如果會議組織者提出的問題是“什么樣的職場最棒”，參會人員理解起來會更加容易，就不太可能提出新的問題。由此可以看出，會議組織者提出的問題應該是簡單的、易懂的。

此外，會議組織者在設計問題時，還要考慮到該問題是否抽象。具體例子如下：

你在參加會議時遇到過什么問題？

你在參加經營會時遇到過什么問題？

你在參加推進經營會時遇到過什么問題？

以上3個問題的抽象程度由高至低，越靠下的問題抽象程度越低，具體程度越高。

當然，具體程度高的問題并非就一定是好問題，會議組織者要具體情況具體分析，觀察當前的會議需要收集什么類型的意見，再決定采用什么樣的提問方式。

如果會議組織者想要收集具體程度高一些的意見，就應該適當降低所提問題的抽象程度；如果會議組織者想要參會人員的作答思路更加開放，就應該適當提高所提問題的抽象程度。

例如，“你在參加推進經營會時遇到過什么問題？”就是抽象程度低、具體程度高的問題，參會人員能夠在該問題設定的范圍內思考，并提出相應意見。而“你在參加會議時遇到過什么問題？”的抽象程度就比較高，參會人員的思考會更加靈活，意見會更加分散，具體包括“討論了好久也得不出結論”“領導在場時，自己很難表達意見”“會議時間太長了”等。

會議組織者在剛開始上手時，可能會在控制問題的抽象程度時遇到一些困難，但只要不斷摸索，即可解決。

KJ法的5個步驟、3大技巧和必備工具

只要我們熟悉KJ法的步驟并掌握相關技巧，就能夠進行靈活的運用。當會議組織者按照正確的步驟推進會議時，KJ法能夠發揮出顯著的作用。相反，如果會議組織者對步驟理解不清，就容易造成時間上的浪費，也無法認識到KJ法的實用性。

KJ法的5個步驟

KJ法的應用步驟有5個。

步驟1：將問題展示出來
運用KJ法時，我們需要提前準備好白板和便箋。白板最上面的部分用來記錄問題，從而實現問題的可視化，供參會人員隨時確認。

步驟2：參會人員3分鐘內將意見寫在便箋上
接下來，會議組織者需指導參會人員將意見寫在便箋上。在寫意見時，參會人員需要注意以下幾點：

·　一張便箋上寫一個意見。一張便箋上出現多個意見的話，不利于會議組織者后續的分類，所以參會人員要嚴格遵守一張便箋寫一個意見的規則，有幾個意見，就寫幾張便箋。

·　用記號筆寫（避免使用自動鉛筆、圓珠筆）。用記號筆寫出的字比較容易辨認。如果幾十張便箋上的字跡無法被認清，那么討論工作就會受到阻礙。因此，會議組織者要考慮張貼的效果，選擇能使字跡更加清晰的記號筆供參會人員使用。

·　橫向撕便箋。當我們撕標簽時，如果是從下往上扯便箋的話，便箋的粘膠部分就會卷曲起來，黏性降低。但如果我們選擇橫向撕便箋的方式，就能夠解決這個問題，使便箋牢牢地貼在白板上（見圖）。

圖　寫意見、撕便箋的方法

也許有人會覺得這種事不值一提，但如果在會議討論過程中便箋總是掉落一地的話，會議組織者還要花費時間將它們用膠水一個個貼回去。在小事上多下一點兒功夫，會有意想不到的收獲。

會議組織者可以在參會人員撰寫意見前，為他們講解撰寫方法，以保證討論的順利進行。

步驟3：收集、整理便箋

參會人員寫好意見后，會議組織者需要將便箋回收，并整理到白板上。具體步驟如下：

·　向距離自己最近的參會人員收集一張便箋。

·　將便箋貼到白板的左側，同時讀出上面的內容。

·　詢問全體參會人員是否有人持類似的意見，并將相應的便箋收集起來。

·　收集完成后，將它們依次貼在左側第一張便箋的下方，完成分類。

由此，一個豎列就完成了。這一列中匯集的都是相似的意見，因此自然而然形成了一個類別。之后，會議組織者按同樣的步驟再整理出幾個豎列，直至所有的便箋都被貼到了白板上，分類工作也同時完成。會議組織者應盡量將類別的數量控制在7～10個（見圖）。

圖　便箋的整理方法

此外，如果一些意見無法被歸為某一類意見的話，會議組織者可以先將它們歸入“其他”一欄中。

步驟4：為每一類意見取標題

當所有便箋都貼到白板上，形成分類后，會議組織者就可以為每類意見進行概括，取一個標題。如果概括不了，可以從下列意見中選擇一個最容易理解的描述，直接把它當作標題。

步驟5：對照分類表，全員討論

會議組織者為每類意見取好標題后，就可以開啟討論。參照會議組織者用KJ法整理完成的分類表，參會人員可以自由發言，表達自己的想法。貼在白板上的便箋可以保證全員的意見都被讀取，會議討論的效率也就提高了。

上述幾個步驟大約會花費20分鐘的時間。只要20分鐘，會議組織者就能針對一個主題收集到眾多意見，并整理完成，比起以往參會人員在會議上用語言交流、總結的效率高出好幾倍。實際上，人們在進行語言交流時不太容易達成一致，這不僅會造成時間上的拖延，還會給人帶來極大的精神壓力。

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