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▍引言

管理時間本質，是讓生活向想要的方向前行。

本文分享了筆者近期的一些時間管理經驗，并提供了基于 Apple 生態+飛書的 workflow 搭建方案，以及快捷指令分享。

預計閱讀時長：10～15 分鐘。

決策曲線：成本與收益

在我剛開始接觸時間管理時，也嘗試過各種工具，從 All-in-one 到極簡，往往短則半小時，長則一兩個月，便半途而廢。究其原因，可能是因為總有些持續 delay 的任務在礙眼，或者是滿滿當當的任務表讓我覺得自己像是在跟時間賽跑。

于是，我開始反思，是否在時間管理這件事上，我投入的注意力已經超過了「規劃和記錄時間分配」所帶來的收益，換句話說，決策的凈價值變得越來越低。

替代期望效用理論模型：「人們在決策過程中尋求的并非最優解，而是滿意解」 ——赫伯特 · 西蒙

人們在決策過程中收集信息、處理信息都是需要付出成本的（包括時間、精力甚至金錢），要遍歷或分析更多的可能項往往意味著要付出更多的資源。所以在實際的決策中通常是尋求滿意即可，而不是過度追求最優。

目標設計：希望達成什么？

當我還在做一個「高效的牛馬」時，時間管理對我而言，最大的目的就是提升效率——盡可能高效地完成每一項任務。然而在帶團隊之后我發現，過度壓榨自己的效率并不會帶來理想的結果。許多管理學書籍和建議也提到，關鍵并非「在更短的時間做更多的事」，而是「在重要的事情上，分配更多的時間和注意力」。

換言之，最重要的，是進行「戰略思考」和「價值判斷」。

方案設計：習慣成自然

基于上述兩條原則，我個人對于時間管理方案的訴求是：

• 花費約 1 周的業余時間（每天 2 小時）進行整理、設計和工具打磨。

「習慣是一種自動化的行為，它們減少了我們做決策時的腦力消耗。越是有規律的習慣，越能減少我們對意志力的需求。」 ——《原子習慣》 James Clear

• 通過建立固定的 routine，減少對時間管理的注意力投入，從而減少決策疲勞。

「習慣的力量在于它們的自動化。你不再需要做出決定或者為行動付出額外的意志力，因為它已經成為你生活的一部分。」 ——《原子習慣》 James Clear

核心目標還是希望，在接下來的較長一段時間里，不再需要為時間管理投入額外的精力。

劇透一下結果，基本上達成了自己的 預期。

1??

實踐的「道」

▍要事先行

時間管理的核心在于，基于個人目標進行分類設計。這實際上是對個人價值觀的探索，和個人價值判斷的體現。我們需要誠實地面對自己的內心，避免外部的干擾和裹挾。

以我個人的經歷為例，在過去的很長一段時間，我會在工作中投入過多精力，當時我的時間劃分是：

• 9:30-12:30 核心工作時間

• 14:00-17:00 第二段核心工作時間

• 17:00-21:30 處理事務類工作事項

然而，這種方式下的工作效率其實很低。原因在于，如果一項任務設置了過長的完成期限，即使任務本身可能不需要那么長時間，也會因為自己拖延或者把任務變得更復雜，從而填滿整個時間段。

帕金森定律（Parkinson's Law）：工作量會隨著分配給它的時間而增長。

當我們有「足夠長」的時間可以投入時，我們反而不需要優化工作模式，也不會專注于識別真正有價值的事情，而容易陷入表面忙碌卻無實質進展的困境，從而「滑向平庸」。

事情的轉折點出現在我從執行崗位轉向管理崗位之后。在執行層時，我可以通過高效地管理自己，達到「更高效」的工作狀態，完成更多任務。然而，作為團隊負責人，單純解決個人問題并不能提升團隊的整體表現，真正需要做的是投入更多的時間進行價值判斷，這才是推動進步的鑰匙。

• 誤區：時間管理是為了提高效率，在更少的時間做更多的事

• 原則：根據金字塔原則，要事先行

我個人傾向于將最核心的分類，分為三部分：

Personal Value（價值取向）

價值取向是指個人對生活中各個方面的優先級排序與價值認知，它反映了一個人的內在動機，是每個人在一生中不斷探索的「精神內核」。

對我而言，「成長」在我的價值取向中占據了重要的位置。成長不僅限于知識和技能的提升，更包括個人心態的成熟和自我認知的深化。作為一個偏好「變化」的人，我希望在時間安排中能夠留出足夠的時間來探索和實現個人的成長。

當然，每個人的價值取向都是獨特的。對于一些人來說，家庭、穩定或者其他方面的需求可能更為重要，因而價值取向也因人而異。

Money（生存時間）

這一部分是為生存所需投入的時間，換個說法就是「被動時間」，或者說「不得不」的時間。

從我當前的收入結構來看，「生存時間」和「工作時間」基本是等價的。此外，還包括了副業中那些「無法帶來長期增值、只有短期經濟收益」的部分。

當我不再試圖從工作中尋找意義，而是將其視為「為了維持現有生活水平而不得不投入的部分」，我與工作的緊張關系也有所緩解，不再每天都想著辭職了。

現代人處在一種非常悖謬的緊張性結構中：一方面，現代的基礎邏輯起點就來自平等、自由與獨立，它相當于現代文明對個體的一種承諾；另一方面，現代人總是會感到這種承諾兌現起來非常困難。現代人相信自己是自由的而且應該是自由的，但是在現實生活中又總是感受不到自由，這最主要體現在個體總是感覺自己的時間被不屬于自己的工作占據著，自己的生活不是想要的，自己所在的城市不是喜歡的。個體在現實生活中總是體會著事與愿違的狀態，生活都不遂己意。 ——《誰的問題：現代社會的非標準答案》孟慶延

Relationship（關系時間）

「人的本質在其現實性上是一切社會關系的總和。」 —— 《關于費爾巴哈的提綱》 卡爾·馬克思

在時間管理的框架中，「關系時間」 是指我們為了維護和發展與他人之間的關系而投入的時間。這包括家庭和朋友之間的互動，以及非親密關系層面的投入，例如與同事、合作伙伴、networking 的社會聯系。

我的很多「工作狂」朋友，包括曾經的我自己，往往會因為過度投入工作，而忽視其他方面的生活，尤其是在「關系時間」的投入上。

生活的意義在于生活本身。

雖然短期內，工作的投入產出比可能更高一些，不論是成就感或經濟回報，但投入在「非生產性」的時間，卻是個人幸福感和身心健康的重要來源。

對于「關系時間」，質量比時長更重要。

實用技巧：多打電話，少發微信。用短時間、高質量的交流（面對面、視頻、電話）代替低質量、碎片化的交流，會推動關系向更優質的方向變化。

以前我和父母的聯系方式，主要是日常的微信消息，以及每次長達 2～3 小時的視頻通話，我覺得非常消耗時間和精力。而近期我從碎片化的消息，改為每隔兩天打一個電話，每次只需要 10～15 分鐘集中討論一些事情和分享近況，占用的時間和精力變少了，反而讓我們之間的關系更密切了。

短信交流并不夠豐富多彩，無法滿足大腦對真實「交談」的渴望。然而收發短信越頻繁，你就越是會認為自己沒有必要去進行真正的交談。并且等到你真的進行面對面交流時，不停查看手機信息的強迫行為，還會減少你在真實交流中體驗到的價值。

（讓短信聯系到你變得困難）這樣做反而會鞏固那些你最為在意的人際關系。因為你可以成為對方生活中唯一一個定期與他們進行真實交談的人，并且與之形成一種更深刻和更微妙的關系，而不管在社交媒體上用多少感嘆號和表情符號，你都做不到這一點。 ——《數字極簡》Cal·Newport

一天有 24 小時，假設 9 小時用于睡眠，剩下的 15 小時是「毛時間」，再扣除吃飯、個人事務等必要的生活時間，最終凈時間大約為 11 小時。

在我的日程安排中，我會硬性規劃 6 小時（每天 3 個 2 小時的時間塊），我相信這足以完成許多任務。

剩下的時間，我會專門留給自己放松，投入到娛樂或休閑活動中。原因很簡單：如果沒有放松的時間，盡管短期內效率看似提升，長期卻不可避免地會引發情緒問題，而解決情緒問題所耗費的時間和精力遠超過放松所需的時間。

如果時間表里沒有足夠的閑暇時間，通常意味著你想做的事情太多，缺乏真正的重點。在這種情況下，任務反而會變得更加難以管理。這些未完成的事務，無論是待辦清單里的，還是縈繞在腦海里的，都會占用思維空間和能量，「吃內存」。

我的心態轉變是，從「必須完成所有任務」轉變為「做完三件事」。每周聚焦三件最重要的事項，每天集中精力完成三件小而重要的任務，剩下的事情是「加分項」，如果做到了更好，沒有完成也無需焦慮。

2??實踐的「術」

▍時間塊劃分

基于上述核心分類，我進一步拆解了二級分類，具體包括：

• 學習成長

• 健康

• 副業

• 關系管理（Relationship）

• 工作

• 個人事務（時間規劃及其他雜事）

拆解的原因是，有些事項（如個人價值部分），我希望能更精細地看到時間分配，特別是投入在學習成長、健康和副業上的時間，從而實現我的目標：在自己珍視的方向上集中投入。

在大多數工具中，只需要在二級分類上進行管理，例如在 Apple 日歷和事項管理中。這是因為如果使用兩級分類，每次新建事項時需要選擇兩次，會顯著增加操作成本。

而在時間塊分配時，不僅需要考慮「理想」，還要關注「現實」，比如，關注個人的精力曲線。人體的狀態并不是靜止不變，而是隨著時間不同不斷起伏。以我自己為例，結合精力狀態后的時間塊：

• 【1】10:00-12:00 核心工作時間：進行需要深入思考的工作，比如寫代碼、關鍵技術方案的設計、團隊發展方向規劃等等

• 【2】14:00-16:00 溝通類、事務類工作時間：進行一些溝通類的、低耗腦的工作

• 【3】16:00-18:00 副業、學習，可能包含事務類的，也可能是閱讀或者輸出一些內容、嘗試一些新的工具等等

根據實際工作安排，【2】和【3】可能會有對調或交錯，比如我這一周的實際情況：

技術手段選擇

之前我嘗試過許多第三方平臺，雖然在學習使用和跨平臺同步方面投入了不少時間，但由于過于復雜，往往難以堅持。因此，在工具設計上，我決定返璞歸真，從蘋果生態（日歷+提醒事項）入手，而在統計和看板層面，則選擇我最熟悉的飛書多維表格。

奧卡姆剃刀原理：如無必要，勿增實體

日歷同步

鑒于我和 partner 都是飛書的重度用戶，我們會在飛書個人號上管理副業的待辦事項。由于主業和副業的關系，我們平時會持有兩個飛書號。飛書的日歷組件只顯示當前賬號的日歷，而我們又不常切換賬號查看。因此，我選擇利用飛書日歷的單向同步功能，將飛書日歷同步到蘋果日歷作為最終承載點。

蘋果日歷的一個優點是支持跨設備同步，但需要注意的是，飛書日歷每次同步到不同設備時，都需要重新配置。考慮到我使用的是公司辦公的 Mac、個人 iPhone 和個人 Mac 多個設備，我的同步策略如下：

• 在公司 Mac 上：只同步公司的飛書日歷

• 在個人 Mac 上：只同步個人的飛書日歷

• 在個人手機上：同步公司的飛書日歷（以免錯過會）、飛書個人號日歷（每周規劃日程后切換登錄一次即可）

為了減少重復勞動，我在日歷中設置了兩個時間塊：核心工作（10:00-12:00）和溝通&事務工作（14:00-16:00），并設置為工作日每天重復。而工作的具體事務和投入，則會在辦公飛書上通過會議日程+任務的方式，進行更細化的安排。

在每天的工作完成后，會再花 10 分鐘調整一下日歷的時間塊，調整為實際投入時間。

任務管理

于我而言，任務通常會分為兩類：

對我來說，任務通常可以分為兩類：

（1）需要投入時間塊的任務

（2）完成即是完成的任務

第二類任務，例如「明天出門記得帶 xxx」或「周末查看元旦出游計劃」，這些任務可以通過提醒事項進行管理。隨著 iOS 18 支持提醒事項同步到日歷，提醒事項會默認記錄為 10 分鐘的時間投入。如果任務超過 10 分鐘，我會將其視為第一類任務（需要投入時間塊），并參考 少數派文章 和 Flow 的理念，使用番茄鐘來記錄時間投入。

▍快捷指令配置的實際操作

（1）兩種番茄鐘

后分類：一鍵啟動，結束后記錄分類；重點是「不要在啟動時分散精力」

先分類：提前規劃下一時間段的投入，「接下來我打算做 xxx 了」的儀式感

需要配置：高級 -> 允許不確認直接刪除

備份到多維表格

使用飛書自動化流程-webhook + 快捷指令

需要配置：高級->允許共享大量數據

統計看板大概長這樣：

備份工作會議日程記錄（萬一要仲裁的話，能證明個加班什么的）

P.S. 快捷指令可以多端互通，只需要在 iCloud 中開啟存儲即可。作為一個碼農，Mac 的開發效率比手機高多了，上述快捷指令都是通過 Mac 開發完成。

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作者：阿飛Vic

責編：北鸮