一封優(yōu)秀的E-mail應(yīng)該是怎樣的？作為職場(chǎng)中最常見的溝通管道之一，學(xué)會(huì)將一封E-mail寫得直白、易懂又不失專業(yè)是每個(gè)人必學(xué)的技能之一。

《Writing That Works》是歐美很多社群創(chuàng)作者推崇的寫作書。

特別的是，這本書專門講授了如何寫好 E-mail的章節(jié)。雖然它早在2000年就出版，但有效的 E-mail寫作建議、溝通禮節(jié)，到現(xiàn)在依然精準(zhǔn)適用。E-mail只是把紙質(zhì)的實(shí)體郵件“E”化，但背后人類溝通的需求本質(zhì)依然沒變。以下是讓工作效率倍增的8個(gè)E-mail寫作技巧：

1.從第零個(gè)字開始寫

99%的人都忽略一件事：信件的篩選，在拆信之前就發(fā)生了。

你要格外重視E-mail外露的地方：

主旨（標(biāo)題）

你是誰（署名）

第1句話（摘要）

其中最重要的是主旨。它就像每篇文章的標(biāo)題，是讀者最先看到的地方；顯示在主旨旁邊的，是一段顏色更淡、字體更小的短摘要；最后是你的名字，你的身份不能改，但意識(shí)到名字會(huì)顯示，能有效提升溝通效率。

假如你是老板，那不管你寫什么，員工當(dāng)然都必須閱讀；但如果你只是個(gè)小員工？推銷員？就必須格外重視 E-mail的溝通效率。讓人打開信是寫E-mail的基本目標(biāo)，如果對(duì)方不打開，這封信幾乎就作廢了。

提高開信率，最有效的辦法就是從信件的第零個(gè)字開始溝通：重視主旨、署名、第一句話。

2.長(zhǎng)話短說

寫E-mail要把多余的字詞砍掉、用力刪減，這不只節(jié)省讀者時(shí)間，也符合E-mail的本質(zhì)：高效溝通。

例如有文件推遲報(bào)送，對(duì)方可能只想知道：何時(shí)補(bǔ)上？有無合理原因？將來避免的辦法是什么？

但很多人會(huì)在信件填充這些字詞：

這些日子以來，很謝謝你照顧，我也真心學(xué)到了不少。在過去123天以來，我都很謹(jǐn)慎對(duì)待案件，但這次不小心睡過頭、我的鬧鐘不知道為什么沒叫，一定是產(chǎn)品質(zhì)量的問題。

講了一大串，但事發(fā)原因、溝通關(guān)鍵和重點(diǎn)都找不到，就算有重要信息，也都埋在字堆里面了。除了道歉、合理原因、補(bǔ)救方式，其他字句都別寫。

《Writing That Works》建議：把50%的文字刪掉，你會(huì)看到講重點(diǎn)的力量。

3.有話直說

E-mail 必須清楚寫出，你到底想要收件人做什么？

給地址，讓你寄東西

提供產(chǎn)品名錄

報(bào)價(jià)給你

回信

在委婉、內(nèi)斂的傳統(tǒng)文化氛圍下，直接講目的常常被認(rèn)為過于直白、難以啟齒，非常有挑戰(zhàn)性，但問題是：如果你不把目的講清楚，你就很難得到回應(yīng)。當(dāng)你發(fā)出E-mail，還需要?jiǎng)e人回信問：所以，我要做什么？就增加了一次低效率的溝通。

好的E-mail寫作，是有話直說的寫作。

4.公務(wù)郵箱，沒有隱私

永遠(yuǎn)記得：千萬別用E-mail講別人壞話。你的公務(wù)E-mail就是單位（公司）的資產(chǎn)，擁有你E-mail賬戶最高管理權(quán)限的人，是繳納 E-mail賬單的那個(gè)人，單位有100%的權(quán)力去查閱你的信息，而且很多人真的會(huì)去翻。

E-mail寫作法則——記住：所有事情，都是公開的。

5.避免漏發(fā)的方法：先添加附件

如果郵件有附件，永遠(yuǎn)先把附件添加進(jìn)E-mail里面，你也不想在點(diǎn)下發(fā)送按鈕后發(fā)現(xiàn)因?yàn)槁┌l(fā)了附件，狼狽地向?qū)Ψ降狼福倮仟N地重新發(fā)送一遍。

6.延時(shí)的藝術(shù)：先停，再發(fā)

很多讓人后悔的信，都是在負(fù)面情緒、匆促忙碌下寄出的E-mail。

先處理心情，再處理事情。是成功人士遵行的法則。延后寄件、避免釀成大錯(cuò)，有以下幾個(gè)技巧：

靜置，放隔夜

重大的E-mail決定，例如終止合作、提離職、投訴，寫好之后至少放置一個(gè)晚上才寄。

在Email預(yù)約發(fā)件時(shí)間

通常在郵箱的發(fā)送的按鈕旁邊，都有預(yù)約發(fā)件時(shí)間的選項(xiàng)。預(yù)約第二天早上發(fā)出的信，比現(xiàn)在深夜寄出的信，更容易被先看到。

設(shè)定后悔機(jī)制：把話收回來

如果以上2個(gè)延時(shí)機(jī)制你都懶得做，還更方便的一招：收回信件。大多數(shù)郵箱的設(shè)置功能里，都有取消發(fā)送的功能，把預(yù)設(shè)秒數(shù)拉長(zhǎng)。這樣，你每封信件寄出之后，都有好幾秒的時(shí)間可以反悔。

7.不要隨便更換話題

在同一個(gè)話題里，使用相同主旨。

比如一系列郵件對(duì)話前11封信都是關(guān)于文案交稿的對(duì)話，那么在同一個(gè)對(duì)話里，你延伸的第12封信就要保持文案交稿的主旨，避免隨意亂創(chuàng)新話題。

不然別人會(huì)覺得你怎么莫名其妙岔出去，只會(huì)損害專業(yè)感。要講不同的話題，那就要開啟新的對(duì)話。如果你和伙伴同時(shí)在討論銷售文案和廣告文案兩個(gè)不同的話題，那用獨(dú)立的2封信分別發(fā)出。

這不是耽誤時(shí)間，是為了確保后續(xù)清晰溝通、有效省時(shí)的做法。

8.設(shè)置好溝通的腔調(diào)

文字不容易精準(zhǔn)表達(dá)情感，但在E-mail適當(dāng)?shù)牡胤蕉ㄕ{(diào)，能減少誤會(huì)的產(chǎn)生。適當(dāng)?shù)腅-mail定調(diào)時(shí)機(jī)：主旨、信件開頭、結(jié)尾。

主旨

生活化、輕松的主旨→含有表情符號(hào)；

專業(yè)的主旨→直截了當(dāng)、寫重點(diǎn)關(guān)鍵字；

主旨含有啟、鈞啟、臺(tái)啟→寄給年紀(jì)大的長(zhǎng)輩。

開頭

最安全的信件開頭是：Hi Jemmy,Jemmy你好：如果寫親愛的Jemmy、Dear Jemmy能強(qiáng)調(diào)親近感，但這可能變成裝熟、越界的用法。

要是E-mail完全沒有開頭，直接開始寫正文，可能表示這人不太懂怎么寫E-mail。

結(jié)尾

E-mail寫完之后，標(biāo)準(zhǔn)的做法是在結(jié)尾署名、寫上禮貌的話。最常見的是寫上祝順利、感謝、Best wishes，然后再寫上自己的名字。結(jié)尾不署名就結(jié)束，理論上是中性的，但這容易顯得突兀，或者讓人覺得你在生氣。

在主旨、信件開頭、結(jié)尾這些地方，定好信件的腔調(diào)，能最大程度減少誤會(huì)。

范例：喬布斯的大師級(jí)E-mail

喬布斯除了是蘋果靈魂人物，也是個(gè)強(qiáng)大的寫手，他的寫作以清晰、極簡(jiǎn)、有效而聞名。

這封E-mail，是蘋果陷入訴訟案，因?yàn)榉ㄍマq論而公開的一封內(nèi)部信件。喬布斯寫給Adobe首席執(zhí)行官的這封信，清楚、簡(jiǎn)潔、有力：

布魯斯：

Adobe在挖蘋果的人。他們已經(jīng)挖走一個(gè)了，還在打一堆電話。

不挖Adobe人才，是我和招募團(tuán)隊(duì)長(zhǎng)久以來的政策。

看樣子，你的規(guī)矩和我不同。

我們兩個(gè)之間，有一個(gè)人必須改規(guī)則。請(qǐng)告訴我是誰改。

史蒂夫

這封E-mail有將近 20 年歷史，至今還在網(wǎng)絡(luò)社群廣為傳播，也被《Inc.》譽(yù)為大師級(jí)E-mail模板。