資深HR必須掌握的EXCEL操作技巧

最近我朋友經(jīng)常找我問EXCEL操作問題，她是公司的HR，需要會使用EXCEL。這篇我想分享一些HR必備的EXCEL操作小技巧，雖然很簡單，但是相當實用。

技巧一：身份證號碼復制、粘貼

HR需要統(tǒng)計公司的員工信息，包括：姓名、性別、身份證號等個人信息，但是在復制身份證號信息時，會出現(xiàn)下圖的尷尬情況，身份證號在單元格內(nèi)以科學計數(shù)法的形式顯示。

應(yīng)該怎么操作呢？其實很簡單：在復制之前，選擇單元格——擊右鍵——設(shè)置單元格格式——在數(shù)字類型下選擇為“文本”即可，設(shè)置如下圖。

技巧二：HR必會函數(shù)

HR經(jīng)常會制作員工信息表、計算員工工資，有的HR不懂如何操作，下面我介紹幾種比較實用的操作：

（1） 根據(jù)身份號得到出生日期：

公式為：TEXT(MID(B4,7,8),"0-00-00")。

其中TEXT函數(shù)的作用為：將單元格的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成指定的格式

第一個參數(shù)：選定的要轉(zhuǎn)換的單元格；

第二個參數(shù)：轉(zhuǎn)換后的格式；示例是把MID截取后的文本變成日期；

MID字符串函數(shù)，作用是從一個字符串中截取出指定數(shù)量的字符

MID(text, start_num, num_chars)

第一個參數(shù)： text被截取的字符

第二個參數(shù)：start_num從左起第幾位開始截取（用數(shù)字表達）

第三個參數(shù)：num_chars從左起向右截取的長度是多少（用數(shù)字表達）

示例：MID(B4,7,8)，被截取的字符串為B4單元格，從第七位開始向右截取8個數(shù)字。得到出生年月日

（2）計算員工年齡

公式為：=DATEDIF(C4,TODAY(),"y")

DATEDIF作用是計算兩個日期之間的年數(shù)、月數(shù)、天數(shù)。

第一個參數(shù)start_date：起始時間，示例就是出生年月

第二個參數(shù)end_date：結(jié)束時間，其中填寫today()自動返回系統(tǒng)今天的日期

第三個參數(shù)unit：函數(shù)返回的類型是年還是月。取值如下：

"y"返回整年數(shù)

"m”返回整月數(shù)

"d"返回整天數(shù)

（3）計算員工工齡工資

=IF(INT(DATEDIF(B2,TODAY(),"m")/6)*100>300,300,INT(DATEDIF(B2,TODAY(),"m")/6)*100)

函數(shù)解釋：今天的時間減去入職時間除以6取整得到N，表示來公司N個半年了。每過半年加50元，所以用N乘以50后，若大于300，則滿300封頂，直接顯示300，若未滿300，則工齡工資等于N乘以50。

技巧三：快速拆分文本

有時候HR會碰到下面的情況：員工姓名和手機號都一起復制、粘貼了，現(xiàn)在要錄入EXCEL表中，應(yīng)該怎么拆分呢？

其實操作起來很簡單：先把首行的姓名（張三）和手機號（1395692852）分別復制到對應(yīng)的單元格（B2、C2）內(nèi)，鼠標光標再定位在B3單元格，按快捷鍵CTRL+E（快速填充），接下來對應(yīng)的單元格內(nèi)會自動填充內(nèi)容，而且不會出錯。如下圖：

提示：手機號的C列，在復制之前，一定要改變單元格類型為文本。

http://www.dushuwu.net/xqkan.aspx?newsid=631

技巧四：快速填充工作日

輸入一個日期并選定，鼠標光標定位在該單元格右下角，向下拖動，就可以快速填充，填充完成后，如下圖，出現(xiàn)自動填充選項，選擇“填充工作日”即可。

技巧五：手機號碼分段顯示

手機號碼數(shù)字太多，看起來很麻煩，統(tǒng)計時還容易出錯，可以對手機號碼分段顯示，操作步驟：選擇單元格-設(shè)置單元格格式-選擇自定義-更改通用格式為000-0000-0000。結(jié)果如下圖

以上我簡單介紹了幾個EXCEL操作小技巧，非常適合HR工作者，還有其他操作小技巧，后續(xù)再繼續(xù)介紹。

其實學習EXCEL軟件并不難，關(guān)鍵是要多練習操作案例，很多簡單的操作都可以大大提升我們的工作效率。

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